Manual do Conftool

1. Introdução

Este manual for criado de acordo com cada público que utiliza o Conftool, sendo divido em Usuários, Participantes, Autores, Avaliadores, Chefe de Comissão Científica, Secretária, Organizador e Administradores. Entendem-se:

• Usuários: todos as pessoas que utilizam o sistema;
  
• Participantes: todos o usuários que se inscrevem em um evento;
• Autores: todos que submete trabalhos através do sistema;
• Avaliadores: membros da comissão avaliadora;
• Coordenador de Comitê do Programa: responsável por distribuir trabalhos aos avaliadores e atribuir a avaliação final;
  
• Secretaria: assistentes na recepção do participantes;
  
• Organizador: aqueles que são responsáveis pelo evento;
  
• Administradores: criam e dão manutenção nas configurações do sistema.
  

2. Usuários

2.1. Inscrever-se no sistema

Para se cadastrar no em qualquer evento é necessário se cadastrar no sistema de eventos Conftool. Uma vez cadastrado, todos os eventos que utilizarem o mesmo sistema, você poderá utilizar com o mesmo login e senha. Na tela inicial do evento, clique em Cadastre-se no sistema.

Preencha seus dados. Ao final, escolha um e-mail para ser o seu login e uma senha.

Clique no botão Salvar. Você receberá um e-mail com seu login e senha se manter a opção Eu gostaria de receber um e-mail com a minha senha, o que é recomendado.

OBSERVAÇÃO: Este processo só inscreve você no sistema, conforme indicado no primeiro acesso ao evento. Para inscrever-se no evento, confira o capítulo Participantes.

2.2. Recuperar senha

Na página inicial do evento, clique no link Esqueceu sua senha?.

No formulário exibido, preencha o e-mail informado na hora do cadastro ou seu CPF.

A senha será enviada para o mesmo e-mail. Caso seja um e-mail antigo, que você não tenha mais acesso, entre em contato com o Organizador do evento.

2.3. Atualizar senha e dados pessoais

Para atualizar seus dados pessoais, principalmente o seu endereço de e-mail ou sua senha, escolha na tela principal dentro do sistema a opção Seus dados.

No formulário que será mostrado, você poderá atualizar algumas informações. Basta alterar e clicar em Salvar.

3. Participantes

São todos o usuários que se inscrevem em um evento como no mínimo ouvintes.

3.1. Inscrever-se no evento

Logado no evento, clique em Se inscrever como Participante.

Em Status, escolha entre umas das categorias de público disponíveis. Casualmente, estas categorias geram preços diferentes de inscrição em eventos não gratuitos. Clique em Ir para o Passo 2.

Neste passo, opte entre as opções de atividades no evento e também entre as formas de pagamento disponíveis. Entre as atividades de um mesmo grupo, a escolha por ser de apenas uma ou várias. Clique em Ir para o Passo 3.

Confira o resumo da sua inscrição. Você pode neste momento voltar nos passos anteriores para corrigir informações incorretas. Do contrário, clique em SALVAR e Finalizar Inscrição.

Após salvar a inscrição você visualizará um comprovante, com todos os detalhes. Logo abaixo, clique em Gerar/Imprimir Boleto Bancário para acessar o título (caso tenha sido o método de pagamento escolhido). Para guardar o comprovante em papel, escolha Imprimir Registro de Inscrição.

Após a inscrição, você também receberá um e-mail de confirmação.

3.2. Reimprimir boleto

Em caso de extravio do boleto, na página principal dentro do sistema, clique em Confirmação do Registro e Recibo Financeiro.

Você visualizará novamente o comprovante de inscrição. Logo abaixo, clique em Gerar/Imprimir Boleto Bancário para reimprimir o título. Para imprimir comprovante completo, escolha Imprimir Registro de Inscrição.

4. Autores

Todos os usuários que submetem trabalhos através do sistema e não necessariamente são participantes.

4.1. Submeter trabalho

Encontre e selecione a opção Submeter Trabalho na tela principal do sistema.

Preencha o formulário, observando a descrição de cada campo, sendo que alguns desses são obrigatórios. Ao finalizar, clique no botão Salvar e Proceder.

Na página seguinte, você visualizará um resumo do trabalho submetido e poderá enviar o arquivo do trabalho no ato da submissão.  Escolha Selecionar arquivo, encontre o arquivo do trabalho no seu computador (observando os formatos permitidos) e confirme em Transferir arquivo.

Você pode também optar por enviar o arquivo em outro momento. Para pular o envio do arquivo, escolha Submissão completa.

4.2. Atualizar arquivo e submissão

Mesmo após a submissão, enquanto o trabalho não for avaliado, alterações no cadastro e no arquivo enviado pode serem feita. Para atualizar as informações da submissão, na página principal do sistema, clique em Editar Detalhes da Submissão.

Você será levado ao mesmo formulário preenchido no cadastro da submissão, podendo alterar os textos e salvar novamente.

Caso você não tenha enviado o arquivo do trabalho na primeira oportunidade ou deseja atualizá-lo, selecione Transferir Submissão para o Servidor.

Escolha o arquivo do seu computador no botão Selecionar arquivo, observando o formato exigido. Na sequência, clique em Transferir Arquivo.

4.3. Remover submissão

Na ocasião de retirar o trabalho do evento, na página principal do sistema, clique no link Remover Submissão.

Um pergunta de segurança será exibida. Caso seja sua intenção, clique no botão Sim, remover submissão.

Do contrário, escolha Não, deixar submissão.

4.4. Conferir resultado

Os autores podem visualizar o resultado da avaliação de seus trabalhos a partir do início do período de divulgação definido. Um vez dentro do período, suas submissões terão uma nova opção na tela principal do sistema: Resultado da Revisão. Clique para acessar.

Nesta página você irá conferir o resultado final do trabalho, bem como uma visão geral das revisões realizadas.  Você pode clicar no link correspondente, como no exemplo, Revisão 1, para acessar maiores detalhes.

Aqui os comentários e pontuações dos quesitos elencados, da revisão em questão, serão exibidos. Você pode repetir o processo anterior para quantas revisões mais existirem.

5. Avaliadores

Avaliadores são membros da comissão responsável por avaliar os trabalhos submetidos.

5.1. Selecionar tópicos prioritários

A seleção de tópicos prioritários funciona como uma formar indicar ao Coordenador de Comitê quais os temas você prefere ou tem maior aptidão de avaliar. Assim, quando ele realizar a distribuição dos trabalhos, poderá ver uma lista com destaque aos revisores mais indicados. Na tela principal, escolha Selecionar Tópicos Prioritários.

Na página a seguir, escolha um ou mais tópicos os quais você deseja. Definidos, clique no botão Salvar seleção.

5.2. Avaliar um trabalho

Para avaliar um trabalho é necessário primeiro que o Coordenador de Comitê atribua a você uma submissão. Inicialmente, clique na opção Editar Revisões na página principal do sistema.

Uma lista com todos os trabalhos atribuídos a você será exibida. Nela, à direita você poderá baixar o arquivo do trabalho em seu computador. Uma vez avaliado, clique em Entrar com revisão.

O formulário de avaliação do trabalho será exibido com todos os quesitos a serem considerados. Preencha com sua revisão e clique em Salvar.

Dentro do período definido para avaliações, você poderá modificar sua avaliação. Para tal escolha Editar revisão. Caso queria apenas rever a avaliação registrada para o trabalho, clique em Mostrar revisão.

6. Coordenador de Comitê do Programa

É a pessoa chefe da comissão científica, que coordena a equipe de avaliação, distribui as submissões e aplica o confeito final.

6.1. Definir avaliadores

Antes de atribuir um avaliador a um trabalho, é necessario que este usuário esteja previamente cadastrado, ou você pode cadastrar um novo clicando em Novo Usuário.

Após o usuário estar devidamente cadastrado, você deve selecionar o menu Usuário.

Selecione o usuário desejado e clique em Editar.

Altere o Status do usuário para: Membro do comitê de programa / Revisor e clique em Salvar.

6.2. Acessar área de submissões

O Coordenador do Comitê de Programa possuí uma área dedicada no sistema. Para acessá-la, escolha o link Gerenciar Submissões e Revisões na página principal.

6.3. Listar submissões

Na área do Coordenador de Comitê, clique em Lista de Submissões para acessar todos os trabalhos recebidos.

Nesta página estarão relacionadas todas as submissões recebidas pelo sistema. Cada item conta com um resumo de informações, contendo o link do arquivo enviado e o número de revisores para o mesmo.

6.4. Buscar submissões

Além da relação geral de trabalhos, você também pode buscar por algum em específico. Acesse a ferramenta de busca pelo link Fazer busca em submissões, na área do Coordenador de Comitê.

Digite um termo no campo e clique em Iniciar busca. Os trabalhos cuja o nome do autor ou o nome do trabalho conterem a palavra serão exibidos abaixo.

6.5. Atribuir um trabalho

A partir da lista de submissões ou do resultado de uma busca, você poderá atribuir um trabalho a um revisor. No trabalho escolhido, clique no link Atribuir.

No formulário, um breve resumo do trabalho será exibido. Logo abaixo, todos os revisores cadastrados serão exibidos, sendo que pode-se atribuir um ou mais avaliadores para o mesmo trabalho. Escolha quais e clique em Salvar.

Caso o avaliador tenha definido seus Tópicos Prioritários, eles serão destacados em verde (negrito) na lista.

6.6. Acompanhar revisões

Para acompanhar o andamento das revisões, o Coordenador de Comitê conta com um relatório a disposição no sistema. Acesse-o pela opção Comitê de Programa, em sua área específica.

Um lista de todos os revisores cadastrados será exibida, com o número total de revisões e o total de revisões realizadas.

Clicando no link Revisões, você pode checar todas as revisões de um avaliador.

6.7. Atribuir o conceito final

Após a finalização da avaliação pelos revisores, o Coordenador do Comitê de Programa deve definir o conceito final do trabalho (Aceita ou Rejeitada). Na área dedicada, escolha a opção Resultados do procedimento de revisão.

Na página exibida, os trabalhos avaliados exibirão uma nota geral, resultado de todas as revisões cadastradas. Na coluna Status da Submissão, escolha o conceito do trabalho. Caso seja Aceita, você poderá ainda definir a Sessão em qual ele será apresentado.

Clicando no titulo do trabalho ou no número de revisões, você pode acessar detalhes do trabalho e da avaliação.

7. Secretaria

Este papel é destinado a secretários que auxiliam na recepção dos participantes e alunos voluntários.

7.1. Listar participantes

Para obter a lista atual de participantes, a partir da tela inicial escolha a opção Secretaria do Conftool.

Na página a seguir, clique no item Lista completa de todos os participantes. Você ainda por listar pela letra inicial do sobrenome e outras listas predeterminadas.

A relação exibe informações básicas sobre o participante e algumas opções, como emissão da Fatura (com opção de reimpressão do boleto) ou do Recibo de inscrição.

7.2. Registrar presença

O controle de presença pode ser efetuado a partir da listagem de participantes, escolhendo a opção Chegada.

Abaixo das informações do inscrito, na seção Status do Participante, escolha a opção Participante chegou. Em seguida, clique no botão Salvar.

7.3. Buscar participante

Para procurar um participante, entre na seção Secretaria do Conftool a partir da página principal do sistema.

Preencha o nome do participante (ou parte dele) no campo Nome/ID e posteriormente o botão Iniciar busca.

Dica: deixe o campo nome em branco para listar todos os usuários.

7.4. Inscrever participante

Caso um participante tenha apenas se inscrito no sistema e não conferência, esta pode ser feita pelo secretário. Realize uma busca, marcando a opção Fazer busca na lista de usuário em vez de busca na lista de participantes. Na sequência, clique em Inscrever.

Preencha os dados da inscrição, observando a Data de Inscrição, as Atividades do Evento (Produtos/Eventos) o Método de pagamento. Estas informações podem influir no valor final da inscrição. Finalize clicando no botão Salvar.

7.5. Enviar e-mail

O Conftool conta com uma ferramenta de envio de e-mails integrada, que permite selecionar grupos predeterminados de contatos. Na página principal, clique em Enviar e-mails.

No formulário, seleções o filtro de destinatários que melhor se adequar e escreva a sua mensagem. Para prosseguir, clique no botão Submeter (checar dados).

Você verá a mensagem a ser enviada e a relação de todos os contatos que encontram-se dentro do agrupamento escolhido. Se tudo estiver correto, clique em Envie as mensagens agora.

8. Organizador

8.1. Visão geral de inscritos e faturamento

Este relatório depende da alimentação manual do sistema pelo organizadores do evento, não existindo atualmente integrações com sistemas de pagamentos. Para acessá-lo, escolha na página principal do sistema Eventos, Status dos Participantes e Totais.

No relatório você encontra o número atual de inscrições, totais por tipo de público e valores esperados de arrecadação.

8.2. Exportar para Certificados Online

Quando a forma de emissão de certificados for através do sistema Certificados Online, é necessário que os dados de participação no evento sejam enviados ao setor responsável pela sua publicação. Existem dois tipos de exportação de certificados, no localizados na página principal do sistema: Exportar dados dos participantes e comitê e Exportar dados dos eventos/produtos do evento.

Em Exportar dados dos participantes e comitê são exportados os dados de inscrição geral e das atividades científicas. Basta selecionar selecionar uma delas e clicar no botão Salvar. Entre as opções estão:

• Ouvinte: todos os que concluíram o processo de inscrição;
• Ministrante: todos que concluíram o processo de submissão de trabalhos;
• Comitê de programa: todos os membros cadastrados para avaliação de trabalhos;

Para exportar, basta clicar no link Exportar dados dos eventos/produtos do evento na página principal do sistema.

OBSERVAÇÃO: Os arquivos devem ser encaminhados no formato que são exportados do Conftool (em .CSV), sem quaisquer modificações no seu conteúdo e estrutura. Somente na sua forma padrão, os arquivos poderão ser importados pelo Certificados Online.